Erfarenhetsåterföring i projekt inom LKAB Södra samt kommunikation gällande förändringar uppkomna till följd av projekt

Syftet med detta examensarbete var att, med hjälp av kunskap och färdigheter som förvärvats under utbildningens gång samt nyförvärvad kunskap, utveckla och förbättra två tidigare identifierade förbättringsområden hos LKAB. För att säkerställa att syftet uppfylldes användes frågeställningar gällande hur organisationens erfarenhetsåterföring skulle kunna förbättras samt hur deras kommunikation till medarbetare som påverkats, eller kommer att påverkas, av förändringar till följd av projekt kan förbättras. När arbetet påbörjades saknades ett strukturerat arbetssätt för erfarenhetsåterföring i organisationen samt riktlinjer för hur kommunikationen till medarbetare berörda av förändringar skulle gå till. Detta ledde till att båda delarna var bristfälliga och hade stor förbättringspotential. Litteraturstudier utfördes med hjälp av redan erhållen kurslitteratur, bibliotek och databassökningar. För insamling av data användes semistrukturerade intervjuer med sex stycken subjektivt utvalda medarbetare inom organisationen. Insamlad data kartlades och kategoriserade sedan med hjälp av en matris. Resultatet visade att majoriteten av medarbetarna såg flera brister inom de två valda områdena och önskade förbättring. Den lilla erfarenhetsåterföring som var styrd, i form av slutrapporter, var mycket mager och sällan hjälpsam för andra samt mycket svår att hitta då det inte gick att söka efter slutrapporter med nyckelord. Medarbetarna hade många förslag på förbättringar, däribland en sökfunktion, mer struktur och speciella träffar endast för erfarenhetsåterföring. Gällande kommunikationen vid förändringar framkom att den varierar och medarbetarna veterligen fanns ingen kommunikationspolicy eller andra riktlinjer att följa vid denna typ av kommunikation. Samtliga medarbetare föredrog muntlig kommunikation vid förändringar som skulle komma att påverka deras dagliga arbete men vittnade om att det ofta kom information via intranätet Arena eller mail. Slutsatserna som drogs från detta var att, för att kunna förbättra dessa två områden behövdes strukturella förbättringar, ökad förankring hos medarbetarna och förståelse för de vinster som är möjliga att göra i och med att de införs. För att förbättra erfarenhetsåterföringen vid projektarbete måste slutrapporterna bli sökbara, erfarenhetsåterföringen måste ske löpande underprojektarbetet, slutrapporter måste överföras vid byte av arkiveringsstruktur, erfarenhetsåterföringens innehåll bör specificeras och innehålla såväl hårda som mj