How are records used in organizations?

Introduction. This paper reports an investigation of whether the use made of records affects the design of record keeping systems. Method. The empirical data used in this paper are from four interpretative case studies. A total of fifty interviews and 100 hours of participative observations have been used in data collection. Analysis. The analyses of the collected data have followed a qualitative approach where the data have been categorized and re-categorized. An analysis model was developed based on archival theory and temporal structures, which were the primary purpose and secondary purposes of the use of records. Results. In the temporal structure, the use characteristics were the relationship to a predetermined work process, which required use of records. Within the other temporal structure, the secondary purpose of records use, the use was more difficult to predetermine or identify in advance. The characteristics of the users and their use resulted in unknown users and use of records. Conclusions. It is difficult to predict future use of records, which requires new methods and techniques for design and developing of record keeping systems that can take both the unknown and known user needs into consideration. Introducción. Este artículo informa de una investigación sobre si el uso hecho de los documentos afecta al diseño de los sistemas de gestión de documentos electrónicos. Método. Los datos empíricos usados en este artículo son de cuatro estudios de casos de estudio interpretativos. Se han usado en la recogida de datos un total de cincuenta entrevistas y 100 horas de observaciones participativas. Análisis. Los análisis de los datos reunidos han seguido una aproximación cualitativa dónde los datos se han categorizado y re-categorizado. Fue desarrollado un modelo de análisis basado en la teoría archivística y en las estructuras temporales, que fueron el propósito primario y los propósitos secundarios del uso de documentos de archivo. Resultados. En la estructura temporal, las características del uso fueron la relación a un proceso de trabajo predeterminado que requirió el uso de documentos electrónicos de archivo. Dentro de la otra estructura temporal, el propósito secundario de uso de los archivos, el uso era más difícil de predeterminar o identificar por adelantado. Las características de los usuarios y su uso producían usuarios y uso de documentos desconocidos. Conclusiones. Es difícil de predecir el uso futuro de los documentos de archivo, el cua