Storage and handling of electronic documents and its effects on organizational culture at university

Os documentos digitais se tornam cada vez mais presentes na rotina das Instituicoes de Ensino Superior (IES) ampliando a preocupacao com a integridade dos dados, a garantia da identidade e a confidencialidade das partes envolvidas. A legislacao obriga a IES a manter a guarda dos documentos dos alunos, avaliacoes, registros de notas e assiduidade por anos e ate por guarda perpetua. Portanto, quando uma IES adota um modelo para a guarda, tratamento e validacao dos documentos em meio eletronico ou digital adota, tambem, novos processos de gestao da informacao que podem afetar a cultura organizacional. O objetivo deste estudo foi identificar e analisar as interfaces entre a inovacao na gestao eletronica de documentos e a cultura organizacional relacionado a mudancas de processo na guarda eletronica de documento realizando-se um estudo de caso numa IES comunitaria. Os resultados indicam que, embora existam dificuldades de adaptacoes ao processo devido a cultura de uma IES, com o amadurecimento do processo o aprendizado amplia os beneficios do novo processo pela disseminacao da inovacao e seus reflexos em outras areas. O estudo concluiu que o processo de digitalizacao alem de trazer vantagens onde foi aplicado, estendeu os beneficios para outras areas da IES.//Digital documents become increasingly present in the routine of people and Higher Education Institutions (HEI) increasing the concern with the integrity of data, assurance of identity and confidentiality of the parties involved. The universities must, by law, keep the custody of student's documents, records of grades and absences, ratings and so on, for years even for perpetual guard. Therefore, when a hEI adopt a model of custody, treatment and validation of documents in electronic or digital media, also adopts new management processes of information that may affect the organizational culture. The objective of this study was identify and analyze the interfaces between innovation in electronic document management and organizational culture related to process changes in electronic document custody through a case study at a community HEI. The results show that, though there are adaptation difficulties to the process because of the HEI culture, with the maturation of the process, learning expands the benefits of the new process through dissemination of innovation and their reflects in other areas. The study concludes that the scanning process also brings advantages where it was applied, the benefits extended