Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom i popis dokumentarnoga gradiva s rokovima čuvanja: uvod u digitalnu transformaciju

Suvremene informacijske i komunikacijske tehnologije pred stvaratelje i vlasnike ili posjednike dokumentarnoga i arhivskoga gradiva postavljaju složene izazove u uvjetima u kojima ih se većina još uvijek pretežno služi “papirnatom” dokumentacijom u poslovanju. Recentni Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva te Uredba o uredskom poslovanju (za svoje obveznike) postavili su temelje digitalne transformacije sustava upravljanja dokumentarnim gradivom. U tom pogledu njihove odredbe nisu uvijek samorazumljive i jednostavne, posebice ako se uzmu u obzir uvjeti koje postavljaju drugi provedbeni propisi koji reguliraju područje uredskoga poslovanja ili specifičnu djelatnost stvaratelja i vlasnika ili posjednika gradiva. Zato o ovoj problematici treba promišljati sustavno i dugoročno, odnosno formirati strategiju prelaska institucije na digitalno spisovodstvo. U radu su analizirani reprezentativni primjeri iz uzorka svih pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom i popisa dokumentarnoga gradiva s rokovima čuvanja stvaratelja i posjednika ili vlasnika, izrađeni prema novim propisima (i odobreni od strane Hrvatskoga državnoga arhiva), koji pokazuju kako interni normativi koji reguliraju upravljanje gradivom mogu (i moraju) postati integralni čimbenik takve strategije. Na temelju toga je razmotreno i koliko su stvaratelji i posjednici ili vlasnici uopće usvojili rješenja koja nude propisi kad je riječ o pripremi i provođenju digitalne transformacije. Contemporary information and communications technologies pose complex challenges to public institutions and other legal persons which create, own or possess records and archives. The problems generated by these challenges are even more acute when one considers that most of the public institutions and legal persons in Croatia still predominantly rely on “paper” i.e. analogue docu-mentation in their everyday business. In that regard the recent Act on Archives and Archival Institutions (Zakon o arhivskom gradivu i arhivima), the Regula-tion on Records Management of the Public Authority Bodies (Uredba o ured-skom poslovanju) and the Ordinance on the Management of Records Outside the Archival Institutions (Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva) laid out a robust foundation for the gradual digital transformation of the records management system. However, the provisions of all these regula-tions addressing these questions are not always self-expla