Kamu Kurumları Arasında Elektronik Belge Alışverişi İle İlgili Mevzuat ve Kamu Kurumlarında Yapılması Gerekenler

Elektronik İmza Kanunu (EİK)'nun yürürlüğe girmesi ve mevzuatta yapılan güncellemeler ile birlikte elektronik ortamdaki bilgi ve belgelerin hukuki geçerlilik kazanması sağlanmış ve mevzuatın da zorlaması ile kamu kurumlarında belge yönetimine ilişkin iş süreçlerinin elektronik ortama aktarılması hızlanmıştır. Kurum içerisindeki belgelerin elektronik ortamda yönetilebilmesine yönelik olarak her bir kamu kurumu bir Elektronik Belge Yönetim Sistemi[1] (EBYS)'ni bünyesinde yapılandırmaya başlamıştır. Kurum içerisinde EBYS ile üretilen elektronik belgelerin (e-belge) kurumlar arasındaki alışverişine ilişkin hususların da Kalkınma Bakanlığı tarafından yürütülen e-Yazışma Projesi ve Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yürütülen Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Projesi ile çözümlenmesi planlanmaktadır. Bu çalışma ile anılan bu projeler ve bu projelerin kamu kurumlarına yüklediği sorumluluklar hakkında bilgilendirme yapmak ve farkındalık yaratmak hedeflenmiştir. Bu çalışmada literatür taraması yapılmış, konuyla ilgili kaynaklar ve özellikle mevzuat taranmış, değerlendirilmiş ve yorumlanmıştır. Kamu kurumlarının bünyelerinde ivedilikle TSE 13298 ve e-Yazışma Teknik Spesifikasyon Dokümanına uygun bir EBYS yapılandırarak KEPHSlerin hizmete başlamasıyla bir KEP adresine sahip olmaları gerekmektedir. [1] Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), kurumsal bilgi kaynakları olan belgelerin elekronik ortamda hazırlanması, onaylanması, paylaşılması, transferi, depolanması, kullanılması, kayıtlarının tutulması, arşivlenmesi yani kısaca belgenin yaşam çevrimi boyunca elektronik ortamda yönetilmesi için geliştirilmiş sistemdir (Önaçan, Medeni ve Özkanlı, 2012).